A importância de um objetivo bem definido PARA O PROJETO

Olá amigos, hoje quero falar sobre objetivos em gestão de projetos, um tema muito falado, mas ainda pouco praticado, ou quando muito, praticado de forma errada ou parcial.

Sempre foi dito que os projetos deveriam ser norteados por seus objetivos. No princípio pelos objetivos do próprio projeto, como escopo, tempo, custo e qualidade, e mais recentemente muito se tem falado a respeito dos objetivos de negócio, aqueles que definem por que o projeto está sendo executado.

Um bom objetivo deve ser sucinto, porém abrangente, envolvendo tanto aspectos do negócio quanto o que se espera do produto ou serviço do projeto. A associação mais comumente encontrada é com o acrônimo SMART, sugerindo que a definição do objetivo deve prezar para que ele seja Simples, Mensurável, Acordado (entre as partes), Realista e delimitado no Tempo. Algumas vezes o objetivo é delimitado também pelo Custo, resultando no acrônimo SMARTC.

Até bem pouco tempo essa importante informação que faz toda a diferença para a orientação e motivação da equipe do projeto e dos principais envolvidos e interessados ficava, quando muito, perdida em meio à planos de projetos extensos, burocráticos e pouco integrados. Com a introdução de modelos visuais na gestão de projetos esse assunto ficou mais evidente. Modelos como o PM Mind Map^® trazem na sua essência, e como etapa inicial obrigatória, a definição de um bom objetivo para o projeto.

O modelo PM Mind Map^® é dividido em perspectivas e elementos que sintetizam o que é mais importante para se iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar os projetos. A primeira perspectiva é a de negócio, que parte da proposta de valor traduzida em um objetivo, em função dos resultados de negócio esperados.

O fato é que nem o objetivo mais bem elaborado fará o menor efeito se não for amplamente divulgado entre todos os envolvidos no projeto. Mas também é verdade que um objetivo mal definido ou mal interpretado pode acabar com um projeto, ou resultar em algo completamente diferente daquilo que era realmente o desejo dos principais interessados. Um bom exemplo é a última Copa do Mundo. Costumo brincar que o Brasil foi exitoso e conquistou exatamente o objetivo que almejava que era acabar com o estigma da Copa de 1950. Não há dúvidas que depois daqueles 7 a 1 contra a Alemanha ninguém mais irá se lembrar daquele fiasco do passado.

Modelo visual de gestão de projetos como o PM Mind Map^® além facilitar a elaboração de um objetivo bem definido, baseado tanto na perspectiva do cliente, observando a proposta de valor e os benefícios a serem entregues, quanto na perspectiva da organização realizadora, observando o retorno ou resultado de negócio, facilita ainda a comunicação do objetivo com os principais envolvidos no projeto.

Para conhecer o modelo PM Mind Map^®:

Consulte o site http://pmmindmap.com.br/

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Bons Projetos!

Paulo Mei

Paulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e professor em gestão de projetos e portfólios, além de membro da diretoria do PMI de São Paulo atuando no Conselho de Governança. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos.

É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map^® - A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015).

Contato: paulomei@paulomei.com.br

Por que utilizar o modelo visual PM Mind Map® para simplificar o gerenciamento de projetos?

Olá amigos, muitas pessoas têm me perguntado para que simplificar a gestão de projetos e por que o PM Mind Map^® poderia se aplicar a essa finalidade.

Apesar da crescente demanda mundial por projetos, a eficiência em sua gestão através da aplicação das melhores práticas de marcado está muito aquém do necessário. Segundo pesquisa em nível nacional divulgada no site www.maturityresearch.com (PRADO, 2015) ainda há muito desperdício de tempo e dinheiro principalmente devido ao excesso de burocracia, ineficiência na aplicação das melhores práticas e falta de qualificação dos profissionais de gestão de projetos. Em média os projetos pesquisados apresentaram um desperdício de dinheiro na ordem de 17% e atrasos de 27% em seus cronogramas, sem contar outras implicações. Aplique esse percentual sobre sua carteira de projetos e terá uma estimativa de desperdício na sua organização.

Além disso, próprio conceito de sucesso também mudou muito nos últimos anos. Mesmo a pesquisa citada aceita no patamar mais elevado de sucesso pequenos desvios de prazo e custo. Portanto apenas entregar o escopo no prazo, custo e qualidade planejados não é mais suficiente para executivos, empreendedores e outros importantes stakeholders. É preciso ir além, entregando resultado de negócio.

Assim, se as melhores práticas de gestão de projetos da maneira como vinham sendo aplicadas não estão propiciando bons resultados, nem para entregar o escopo no prazo e no custo, nem para a obtenção de resultados de negócio, por que continuar insistindo? Einstein já dizia que insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar resultados diferente.

A necessidade de simplificação da gestão de projetos começou a ser discutida no ambiente de desenvolvimento de softwares devido às características peculiares desse tipo de projeto que normalmente não possuem um escopo totalmente definido logo de início. Alguns profissionais vinham trabalhando na criação de metodologias mais enxutas ou leves para esse tipo de projeto, mas também pensavam na visão de negócio. Esse movimento culminou em 2001 com a declaração do Manifesto Ágil, um documento composto de 4 premissas e 12 princípios que definiu uma nova forma de se gerenciar projetos e delineou várias metodologias denominadas "Métodos Ágeis".

A partir de 2012 com o lançamento do Project Model Canvas, e continuando em 2015 quando nasceu o PM Mind Map^®, também os projetos tradicionais ou waterfall, projetos com escopo definido, começaram a ganhar características ágeis. Não para quebrar a definição de escopo, pois nesse sentido os dois métodos possuem seus respectivos espaços, mas para resgatar a simplicidade na gestão de projetos.

Aplicando-se o conceito de manifesto e pedindo licença aos meus colegas “agilistas”, lancei e publiquei na revista Mundo PM (nº 63  jun&jul/2015) o Manifesto PM Mind Map^®, que pode muito bem ser incorporado e aplicado no desenvolvimento de outros modelos ou metodologias ditas “leves” para a gestão de projetos utilizando o conceito waterfall, que se não cabe nos projetos de desenvolvimento de softwares é perfeitamente aplicável, para não dizer insubstituível, em projetos típicos como os de construção civil, de engenharia em geral e tantos outros nos quais o que define o projeto é o escopo.

Segue a transcrição do Manifesto PM Mind Map^®:

Valores:

·  Visão do negócio acima de produtos, serviços e requisitos.

·  Pessoas e colaboração acima de processos e documentos

·  Comprometimento acima de obediência ao plano

·   Gestão visual e descomplicada acima de uma documentação formal

Assim como no manifesto ágil, mesmo reconhecendo a importância dos elementos do lado direito das frases, o PM Mind Map^® valoriza mais os elementos do lado esquerdo como a visão de negócio, a simplicidade e a colaboração entre os envolvidos.

Princípios:

1.    Estimular a simplicidade com conteúdo

2.    Fornecer uma estrutura visual e intuitiva para a gestão de projetos, reunindo de forma integrada os principais elementos das diferentes práticas e metodologias existentes.

3.    Garantir o atendimento ao negócio entregando não apenas produtos ou serviços, mas principalmente valor à estratégia organizacional e aos interessados.

4.    Propiciar velocidade na execução e na resposta às mudanças sem abrir mão de um bom planejamento.

5.    Incentivar a liderança participativa no lugar do micro gerenciamento.

6.    Realizar o planejamento por pacotes de trabalho ao invés de tarefas, privilegiando o comprometimento dos colaboradores.

7.    Responder rapidamente às mudanças adequando o plano de forma simples e visual.

8.    Buscar a satisfação dos interessados através do nivelamento das expectativas.

9.    Possibilitar que, mesmo nas organizações mais formais, os processos e documentos sejam realizados de forma mais consistente e perfeitamente integrados.

10. Garantir através do apelo visual e colaborativo um modelo ágil para se realizar projetos tradicionais (waterfall).

Os modelos visuais vieram para ficar, pois possibilitam uma percepção ampliada e integrada dos conceitos da gestão de projetos, permitindo que a equipe e os principais interessados atuem de forma colaborativa em benefício dos resultados do projeto e do negócio, agregando valor à estratégia organizacional. O Modelo PM Mind Map^® é uma maneira simples, porém longe de ser simplista, para iniciar, planejar, executar, monitorar, controlar e encerrar projetos com o nível de eficiência que irá colocá-lo no patamar das poucas organizações que de fato se beneficiam com a gestão de projetos e com os seus resultados de negócio.

Bons Projetos!

Paulo Mei

Sobre o Autor:

Paulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e proifessor em gestão de projetos e portfólios, além de membro da diretoria do PMI de São Paulo atuando no Conselho de Governança. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários segmentos.

É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map^® - A gestão descomplicada de projetos (Brasport; 2015).

Contato: paulomei@paulomei.com.br