Olá amigos, muitas pessoas têm me perguntado para que simplificar a gestão de projetos e por que o PM Mind Map® poderia se aplicar a essa finalidade.
Apesar da crescente demanda mundial
por projetos, a eficiência em sua gestão através da aplicação das melhores
práticas de marcado está muito aquém do necessário. Segundo pesquisa em nível
nacional divulgada no site www.maturityresearch.com (PRADO, 2015) ainda há muito
desperdício de tempo e dinheiro principalmente devido ao excesso de burocracia,
ineficiência na aplicação das melhores práticas e falta de qualificação dos
profissionais de gestão de projetos. Em média os projetos pesquisados apresentaram
um desperdício de dinheiro na ordem de 17% e atrasos de 27% em seus cronogramas,
sem contar outras implicações. Aplique esse percentual sobre sua carteira de
projetos e terá uma estimativa de desperdício na sua organização.
Além disso, próprio conceito de
sucesso também mudou muito nos últimos anos. Mesmo a pesquisa citada aceita no
patamar mais elevado de sucesso pequenos desvios de prazo e custo. Portanto
apenas entregar o escopo no prazo, custo e qualidade planejados não é mais
suficiente para executivos, empreendedores e outros importantes stakeholders. É
preciso ir além, entregando resultado de negócio.
Assim, se as melhores práticas de
gestão de projetos da maneira como vinham sendo aplicadas não estão propiciando
bons resultados, nem para entregar o escopo no prazo e no custo, nem para a
obtenção de resultados de negócio, por que continuar insistindo? Einstein já
dizia que insanidade é continuar fazendo sempre a mesma coisa e esperar
resultados diferente.
A necessidade de simplificação da
gestão de projetos começou a ser discutida no ambiente de desenvolvimento de
softwares devido às características peculiares desse tipo de projeto que
normalmente não possuem um escopo totalmente definido logo de início. Alguns
profissionais vinham trabalhando na criação de metodologias mais enxutas ou
leves para esse tipo de projeto, mas também pensavam na visão de negócio. Esse
movimento culminou em 2001 com a declaração do Manifesto Ágil, um documento
composto de 4 premissas e 12 princípios que definiu uma nova forma de se gerenciar
projetos e delineou várias metodologias denominadas "Métodos Ágeis".
A partir de 2012 com o lançamento
do Project Model Canvas, e continuando em 2015 quando nasceu o PM Mind Map®, também os
projetos tradicionais ou waterfall, projetos com escopo definido, começaram a
ganhar características ágeis. Não para quebrar a definição de escopo, pois
nesse sentido os dois métodos possuem seus respectivos espaços, mas para
resgatar a simplicidade na gestão de projetos.
Aplicando-se o conceito de
manifesto e pedindo licença aos meus colegas “agilistas”, lancei e publiquei na
revista Mundo PM (nº 63 jun&jul/2015)
o Manifesto PM Mind Map®,
que pode muito bem ser incorporado e aplicado no desenvolvimento de outros
modelos ou metodologias ditas “leves” para a gestão de projetos utilizando o
conceito waterfall, que se não cabe nos projetos de desenvolvimento de
softwares é perfeitamente aplicável, para não dizer insubstituível, em projetos
típicos como os de construção civil, de engenharia em geral e tantos outros nos
quais o que define o projeto é o escopo.
Segue a transcrição do Manifesto PM Mind Map®:
Valores:
·
Visão do negócio acima de produtos, serviços e
requisitos.
·
Pessoas e colaboração acima de processos e
documentos
·
Comprometimento acima de obediência ao plano
·
Gestão visual e descomplicada acima de
uma documentação formal
Assim como no manifesto ágil, mesmo
reconhecendo a importância dos elementos do lado direito das frases, o PM Mind Map® valoriza mais
os elementos do lado esquerdo como a visão de negócio, a simplicidade e a
colaboração entre os envolvidos.
Princípios:
1. Estimular
a simplicidade com conteúdo
2. Fornecer
uma estrutura visual e intuitiva para a gestão de projetos, reunindo de forma
integrada os principais elementos das diferentes práticas e metodologias
existentes.
3. Garantir
o atendimento ao negócio entregando não apenas produtos ou serviços, mas
principalmente valor à estratégia organizacional e aos interessados.
4. Propiciar
velocidade na execução e na resposta às mudanças sem abrir mão de um bom planejamento.
5.
Incentivar a liderança participativa no lugar do micro
gerenciamento.
6. Realizar
o planejamento por pacotes de trabalho ao invés de tarefas, privilegiando o
comprometimento dos colaboradores.
7. Responder
rapidamente às mudanças adequando o plano de forma simples e visual.
8. Buscar
a satisfação dos interessados através do nivelamento das expectativas.
9. Possibilitar
que, mesmo nas organizações mais formais, os processos e documentos sejam
realizados de forma mais consistente e perfeitamente integrados.
10. Garantir
através do apelo visual e colaborativo um modelo ágil para se realizar projetos
tradicionais (waterfall).
Os modelos visuais vieram para ficar, pois possibilitam uma percepção
ampliada e integrada dos conceitos da gestão de projetos, permitindo que a
equipe e os principais interessados atuem de forma colaborativa em benefício
dos resultados do projeto e do negócio, agregando valor à estratégia
organizacional. O Modelo PM Mind Map®
é uma maneira simples, porém longe de ser simplista, para iniciar, planejar,
executar, monitorar, controlar e encerrar projetos com o nível de eficiência
que irá colocá-lo no patamar das poucas organizações que de fato se beneficiam
com a gestão de projetos e com os seus resultados de negócio.
Bons Projetos!
Paulo Mei
Sobre o Autor:
Paulo Mei, MBA, PMP. Consultor, instrutor e proifessor em gestão de projetos e portfólios,
além de membro da diretoria do PMI de São Paulo atuando no Conselho de
Governança. Graduado em Administração de Empresas com ênfase em finanças, MBA
pela FAAP e mestrando em Empreendedorismo pela FEA/USP. Foi responsável nos
últimos vinte anos por grandes projetos no Brasil e no exterior (projetos
offshore) e pela implantação de Escritórios de Projetos para empresas de vários
segmentos.
É autor dos livros Gerenciamento da Integração em Projetos (Elsevier; 2013) e PM Mind Map® - A gestão descomplicada de
projetos (Brasport; 2015).
Contato: paulomei@paulomei.com.br